Är du ovan med datorer men ska jobba hemifrån? Om så är fallet vet du hur svårt det är att försöka göra sig redo för ett videomöte, vilket blivit väldigt vanligt i och med pandemin.
Det finns många olika saker som måste göras för att allt ska gå smidigt och framgångsrikt.
I den här artikeln kommer vi att prata om 8 tips på hur man förbereder sig för ett lyckat videomöte när man är hemma!
Läs också:
1. Se till att du befinner dig i en lugn miljö
Det är mycket viktigt att du befinner dig i en lugn miljö, så att din röst inte spricker och låter nervös. Se till att stänga av alla apparater som TV eller telefon när du övar inför videomötet, eftersom de kan distrahera dig från det som diskuteras.
Se dessutom till att inga husdjur (eller människor) distraherar dig medan du är på ditt samtal!
Om du arbetar hemifrån har du troligen en särskild arbetsplats. Se till att använda detta utrymme när det är möjligt för videomöten; om inte, försök hitta ett isolerat område i huset där det finns minimalt med buller och störningar.
Proffstips: Om du vet att det kommer att finnas distraktioner i miljön under mötet, låt de andra deltagarna veta det i förväg så att de kan vara förberedda.
2. Testa din internetuppkoppling och se till att den är stark
En av de främsta orsakerna till att videomöten misslyckas är dålig internetuppkoppling. Se till att du testar din internetanslutning innan mötet börjar och om det finns några problem, försök att lösa dem innan mötet startar.
Om du befinner dig på en plats där Wi-Fi inte är så bra, eller om det är mycket trafik i nätverket, kan du överväga att använda en Ethernet-kabel (sladd mellan din dator och ditt modem) i stället för Wi-Fi.
På så sätt kan du se till att samtalet går smidigt utan avbrott.
Proffstips: Om du har problem med din internetanslutning kan du försöka stänga av andra enheter i hemmet som kan förbruka bandbredd (t.ex. smart-tv, spelkonsoler osv.). Se också till att du har tillräckligt med batteritid på din enhet.
3. Stäng alla andra program och fönster som kan vara öppna på din dator
När du har ett videosamtal är det viktigt att ha så få distraktioner som möjligt. Se till att stänga alla andra program och fönster som kan vara öppna på datorn, så att du kan fokusera helt på samtalet.
Om det finns program eller filer som du behöver komma åt under mötet, se till att de är minimerade så att de inte tar upp något utrymme på skärmen.
Proffstips: Om du använder en Mac, prova att använda funktionen ”Mission Control” för att snabbt se alla dina öppna fönster och program. Det hjälper dig att stänga allt som kan distrahera dig.
Windows-användare kan använda ”Task Manager” för att se vilka program som för närvarande körs och sedan stänga dem vid behov.
4. Klä dig lämpligt för mötet – även om du arbetar hemifrån är det viktigt att du ser professionell ut
Bara för att du arbetar hemifrån betyder det inte att du kan ha på dig vad du vill! Du bör ändå klä dig professionellt för videomötet, eftersom det hjälper dig att få deltagarna att känna sig bekväma.
Om du är osäker på vad du ska ha på dig kan du försöka bära något som liknar det du skulle ha på dig vid ett personligt möte. För kvinnor kan det vara en kavaj och kjol eller en byxdräkt, för män kan det vara skjorta och slips
Kom ihåg: Målet är att se professionell ut, men också bekväm!
Proffstips: Om du är osäker på vad som är lämpligt att ha på dig under ett videomöte, fråga de andra deltagarna i förväg. På så sätt är alla på samma sida.
5. Ha allt material redo att användas – anteckningar, papper, bärbar dator osv.
När du har ett videosamtal är det viktigt att vara förberedd. Det innebär att du måste ha allt material redo att användas, till exempel papper och penna för att göra anteckningar, en bärbar dator för att titta på dokument, diabilder (vad annars!) och så vidare.
Om du använder en bärbar dator under mötet ska du se till att kameran är i ögonhöjd så att alla kan se dig tydligt. Se också till att mikrofonen är nära din mun så att deltagarna kan höra dig ordentligt.
Proffstips: Om du behöver referera till något material under mötet (t.ex. ett dokument eller en bild), ha det öppet på din dator i förväg så att du inte behöver leta när mötet börjar.
6. Se till att webbkameran är korrekt inställd och fokuserad på ditt ansikte
När du har ett videosamtal är det viktigaste att se till att webbkameran är korrekt inställd och fokuserad på ditt ansikte. På så sätt kan alla se dig tydligt under mötet.
Om du använder en bärbar dator ska du se till att webbkameran är riktad åt rätt håll och inte mot taket eller golvet. Kontrollera också om den behöver justeras i höjdled.
Proffstips: Om du har problem med att få webbkameran att fokusera på ditt ansikte kan du försöka flytta den närmare eller längre bort från ditt ansikte tills du får en bra bild.
- Windows-användare kan använda ”Kamerainställningar” för att justera inställningarna för webbkameran, till exempel fokus och ljusstyrka
- Mac-användare kan använda ”FaceTime” för att testa sin kamera i förväg.
7. Le och ha ögonkontakt med kameran – det bidrar till att skapa en mer positiv kontakt med dem du möter
Vid videosamtal är det viktigt att ha ögonkontakt med kameran. Det hjälper dig att skapa en mer positiv kontakt med dem du träffar och visar också att du lyssnar på dem.
Tipset kan låta självklart, men kom ihåg att det inte är skärmen du ska titta på – utan själva kameran. Det är då det uppfattas av de andra mötesdeltagarna som att du tittar på dem.
Se till att ditt leende når fram till ögonen – detta bidrar till att öka förtroendet mellan båda parter som deltar i mötet!
Proffstips: Om möjligt, låt någon annan titta på hur de ser ut på skärmen under mötet (med hjälp av funktionen ”Video preview”) innan du startar det, så att de kan förbättra sitt utseende när de talar online.
Om detta inte är ett alternativ, försök att åtgärda eventuella problem medan du filmar snarare än efteråt; efter inspelningen kan något vara svårare att ändra än om det görs i förväg.
8. Var beredd att svara på eventuella frågor som kan dyka upp under mötet
Under ett videomöte kan de andra deltagarna ställa frågor till dig. Det är viktigt att du förbereder dig i förväg för dessa frågor och ser till att du har svaren klara innan de dyker upp!
Rent praktiskt innebär det här att vara beredd på att ”mute:a av” snabbt och smidigt när det blir din tur att prata, det vill säga sätta på ljudet på din mikrofon.
Om du inte vet vilket svar du ska ge dem eller om du inte är säker på hur exakt något fungerar, fråga dina kollegor i förväg så att ni kan lära er om det tillsammans – på så sätt är alla på samma sida under mötet.
Proffstips: Om möjligt, försök att göra lite research om frågor som kan dyka upp (t.ex. teknik) i förväg så att du kan känna dig mer säker på att svara rätt när någon ställer en fråga på jobbet som rör dessa ämnen.
Sammanfattning: Att tänka på inför videomöte hemifrån
Videomöten blir allt vanligare på arbetsplatsen, eftersom de gör det möjligt för människor att enkelt komma i kontakt med varandra och samarbeta från olika platser.
För att få ut det mesta av dessa möten är det viktigt att vara förberedd. Det innebär bland annat att ha allt material du behöver redo att användas, justera webbkameran så att alla kan se dig tydligt och se till att du ler och har ögonkontakt med kameran.
Var dessutom förberedd på att svara på eventuella frågor som kan dyka upp under mötet. Använd sunt förnuft, helt enkelt!
