Letar du efter en talare för er nästa konferens? Om så är fallet finns det några saker som du bör tänka på.
Det kan vara knepigt att hitta rätt person för jobbet, men det är värt det för att det ska bli rätt. I den här artikeln kommer vi att diskutera 10 saker du behöver tänka på när du bokar en talare eller konferencier till din nästa konferens.
Talare eller konferencier?
De personer som anlitas till konferenser brukar delas in i två grupper: talare och konferencier.
- Konferenstalare har olika expertområden, men de flesta har erfarenhet av att hålla presentationer för stora grupper av människor. De kan vara experter inom ett visst område eller en viss bransch.
- Konferencier är en professionell presentatör som anlitas för att hålla en presentation på en konferens. De är vanligtvis inte anställda av konferensorganisationen utan anlitas istället som entreprenörer eller frilansare.
En konferencier, eller ”ceremonimästare” som det ibland också kallas, är helt enkelt den person som presenterar talarna och håller evenemanget på rätt spår.
Vissa personer kan göra båda jobben, men de flesta är bättre på det ena eller det andra.
En konferencier kan vara den rätta lösningen
Om ni är en stor organisation med mycket intern kunskap kan det vara en god idé att anlita en professionell konferencier, istället för externa talare. Då har ni istället ”egna” talare från ert eget företag, men en extern konferencier som leder programmet och ställer kluriga frågor till talarna.
Vad är en keynote speaker?
En keynote speaker är den person som håller öppningsanförandet eller huvudtalet vid en konferens. Huvudtalet är ofta den viktigaste presentationen under hela evenemanget och anger tonen för resten av konferensen.
Huvudtalaren, vilket är det svenska ordet för keynote speaker, är vanligtvis tankeledare eller branschexperter inom sitt område och väljs för sin förmåga att inspirera och engagera en publik.
Den talare som ”är keynote” kan också vara en känd person, till exempel influencer, politiker eller TV-stjärna.
Lästips: Tips när du ska planera en konferens
Hur du hittar rätt talare för din konferens
När du letar efter en talare är det viktigt att hitta en som passar rätt för din konferens. Här följer några tips.
Utgå från syftet för er konferens eller kick-off
Innan du bokar en talare måste du först fastställa syftet med konferensen. Vad hoppas du uppnå? När du vet detta blir det lättare att hitta rätt person för uppdraget.
Letar du efter någon som kommer att utbilda och inspirera din publik eller någon som kommer att underhålla dem? Vill du någon med mycket erfarenhet eller någon som är på väg uppåt?
När du vet vad du söker blir det lättare att hitta rätt talare.
Gör din research
Innan du börjar kontakta talare bör du göra lite research och ta fram en lista med ämnen som du vill att de ska tala om. Detta hjälper dig att rikta dig till rätt personer och se till att du får förslag som är relevanta för din konferens.
Hitta rätt talare för din publik
Alla talare passar inte alla målgrupper. Se till att du väljer någon som är intressant och engagerande för deltagarna.
Kolla in deras talarstil
Vissa talare föredrar att tala från anteckningar, medan andra gillar att improvisera. Du bör veta vad du kan förvänta dig så att du kan bedöma om det passar bra för din konferens.
Kontrollera deras tillgänglighet
Se till att talaren du vill ha är tillgänglig på konferensen och att han eller hon inte redan är bokad för att tala vid ett annat evenemang.
Få en uppfattning om deras arvoden
De flesta talare tar ut en avgift för sina tjänster. Se till att du vet hur mycket talaren kommer att kosta och om hans/hennes arvode inkluderar resa och logi.
Kostnaden för att boka en talare
När du budgeterar för din konferens, kom ihåg att inkludera kostnaden för att anlita en talare. Det kan röra sig om allt från några tusenlappar till över hundratusen kronor, beroende på talarens erfarenhet och ”kändisskap”.
Budget för talare
När det gäller att boka en huvudtalare är kostnaden alltid en faktor. Konferenstalare kan vara ganska dyra, så det är viktigt att sätta upp en budget och hitta någon som ryms inom den budgeten.
Det finns några saker du kan göra för att spara pengar när du anlitar en talare:
- Leta efter någon som är mitt i karriären eller i början av sin karriär. De kan vara billigare än mer erfarna talare
- Kontrollera om talaren är tillgänglig för flera evenemang. Om de inte är det kan de vara dyrare på grund av resorna
- Leta efter någon som är villig att göra ett Skype-samtal, presentation via Zoom eller Teams i stället för att resa till ditt evenemang
- Se om talaren har några PowerPoint-bilder eller videopresentationer som du kan använda i stället för att låta dem presentera live
- Fråga talaren om han eller hon har några särskilda krav (t.ex. måltider, teknik) som kommer att öka kostnaden för evenemanget.
Genom att ta hänsyn till dessa faktorer kan du hitta en bra talare inom er budget.
Hur man bokar en talare
När du har hittat en talare som du vill boka kontaktar du honom eller henne direkt och frågar om han eller hon är ledig. De kräver vanligtvis en deposition för att hålla datumet, som återbetalas om de avbokar.
Ett alternativ är att kontakta en talarbyrå (talarförmedling). En sådan byrå fungerar som agenter till flera olika talare och kan matcha ert behov med en person som de anser är ”rätt” för uppdraget.
Frågor att ställa till talaren eller talarbyrån
När du väljer en talare är det viktigt att du ställer rätt frågor innan du anlitar personen. På så sätt kan du försäkra dig om att du hittar den perfekta för jobbet.
Några av de frågor du bör ställa är följande:
- Vilka är deras kvalifikationer?
- Vilken typ av tal håller de?
- Vad har de för erfarenhet inom ert område?
- Har de några videor eller referenser som är relevanta för uppdraget?
- Vad är deras arvode? Vilka tilläggskostnader tillkommer (resa, boende etc.)?
- Vad kräver de av er som evenemangsarrangörerna? T ex teknik, måltider mm.
- Är de tillgängliga på datumet för er konferens?
- Vad är deras avbokningspolicy?
Ju mer information du får desto bättre kan du välja talare.
Sammanfattning: Att tänka på när du ska boka talare
När du bokar en huvudtalare för en konferens finns det flera saker att tänka på för att hitta den perfekta personen för jobbet. Några av de faktorer som bör beaktas är talarens kvalifikationer, talarstil, tillgänglighet och arvoden.
Det är viktigt att fastställa en budget och se till att talaren är tillgänglig på konferensdagen. Se dessutom till att fråga talaren om eventuella särskilda krav som han eller hon kan ha (t.ex. resa, boende, måltider, teknik eller dylikt).
