När det gäller att planera en konferens eller kick-off kan små och medelstora företag ofta känna sig överväldigade. Att hitta rätt plats, ordna talare och paneldeltagare, skapa en dagordning som är både engagerande och informativ och se till att all logistik är i ordning kan verka som en skrämmande uppgift.
Men genom att följa dessa enkla tips kan du få din konferensplanering att gå smidigt och se till att ditt evenemang blir en succé. Du kommer i varje fall inte göra några ”nybörjarmisstag” efter den här artikeln!
1. Hitta rätt konferensanläggning
Att välja rätt plats är nyckeln till en lyckad konferens. Se till att lokalen kan ta emot det förväntade antalet deltagare och att den har alla nödvändiga bekvämligheter, från audiovisuell utrustning till internetuppkoppling.
Det är också viktigt att tänka på platsens läge. Om de flesta av dina deltagare befinner sig i en stad eller region kan det vara klokt att välja en plats i det området. Om deltagarna är utspridda över hela landet eller världen kan du överväga att välja en plats som är centralt belägen.
Slutligen bör du ta hänsyn till kostnaden för platsen och om den ligger inom din budget. Försök att hitta en balans mellan överkomlighet och bekvämlighet.
Tips: Ska ni sända er konferens digitalt? Läs mer om Zoom och Teams i våra stora guider här på Onlineguiden.
2. Skapa en dagordning för dagens evenemang
Dagordningen för din konferens är en av de viktigaste aspekterna av planeringsprocessen. Se till att du har en mängd olika engagerande och informativa sessioner, från huvudtal till paneldiskussioner.
Dagordningen skiljer sig i regel från det mer detaljerade schemat som också ska göras (se punkt 4). Tänk dagordningen som strategin och schemat som taktik för att uppnå strategin.
Det är också viktigt att planera in några pauser under dagen, både för deltagarnas bekvämlighet och för att ge dem tid att nätverka med andra deltagare. Och se till att planera in en avslutande händelse, t.ex. ett cocktailparty eller en middag, för att avsluta dagens händelser.
Utgå från deltagarna för att göra det intressant
När du skapar din dagordning bör du ta hänsyn till deltagarnas olika intressen och kunskaper. Om du har en varierad grupp deltagare, försök att skapa en dagordning som tilltalar så många som möjligt.
Du kan också använda din dagordning för att marknadsföra ditt företag eller din produkt. Om du har en ny produkt eller tjänst att presentera kan du överväga att inkludera en presentation eller demonstration i din agenda.
Att planera en effektiv konferens kräver tid och ansträngning, men genom att använda dessa tips kan du göra processen mycket enklare och se till att ditt evenemang blir en succé.
3. Boka talare och paneldeltagare för att täcka alla intressanta ämnen
En av de viktigaste faktorerna för en lyckad konferens är en väl avrundad dagordning. För att skapa ett engagerande och informativt evenemang måste du ha talare och paneldeltagare som kan ta upp alla relevanta ämnen
När du bokar talare och paneldeltagare ska du se till att du väljer personer med starka talförmågor som är kunniga om det ämne de ska tala om. Du bör också försöka få fram olika perspektiv, så att alla deltagare kan lära sig något nytt.
Om du är osäker på vilka ämnen du ska ta upp under konferensen kan du göra lite efterforskningar och ta reda på vad som intresserar deltagarna mest. Skapa sedan en dagordning som täcker dessa ämnen.
4. Skapa ett schema med aktiviteter och pauser under dagen
När du planerar din konferens är det viktigt att skapa ett schema med aktiviteter och pauser under dagen.
Ett schema hjälper till att hålla alla på rätt spår och ser till att alla har en chans att delta i alla evenemang som de är intresserade av. Det hjälper också till att förhindra att folk blir överväldigade eller uttråkade.
Kom ihåg att ta paus
En bra tumregel är att ha omkring 60 minuter för varje aktivitet, med en paus på 15 minuter mellan varje aktivitet. På så sätt får deltagarna tillräckligt med tid för att sätta sig tillrätta och förbereda sig för nästa aktivitet, men också tillräckligt med tid för att koppla av och ladda upp sina batterier.
Om du anordnar en paneldiskussion eller en workshop är det också viktigt att planera ordningen för talarna eller facilitatorerna. På så sätt kan man se till att diskussionen flyter på smidigt och att alla får en chans att komma till tals.
5. Se till att det finns tillräckligt med eluttag, wifi och sittplatser för deltagarna
En av de viktigaste sakerna att komma ihåg när du planerar din konferens är att deltagarna behöver tillgång till eluttag och wifi.
Det kan låta som självklarheter, men ibland svävar man iväg och lägger konferensen på en väldigt vacker och inspirerande plats, men som inte är speciellt praktisk.
Se till att det finns tillräckligt med eluttag för alla som behöver ett och att wifi är tillräckligt starkt för att stödja alla deltagare. Om ni är ute på landet eller till havs kan ett mobilt bredband med 5G-kapacitet fungera bra.
Se också till att det finns tillräckligt med sittplatser för alla deltagare. Du vill inte att folk ska stå och stå omkring under presentationerna och panelerna.
6. Skapa konton i sociala medier för att marknadsföra evenemanget i förväg
Marknadsföring är A och O för en lyckad konferens. Se till att tidigt bygga upp en e-postlista för nyhetsbrev och konton i sociala medier med följare, så att folk vet att konferensen är på gång i deras flöden eller i deras kalendrar.
Lägg sedan ut uppdateringar om eventuella ändringar eller detaljer i sista minuten under själva konferensen, samt foton och videor från evenemanget när det är över. På så sätt kan du hålla igång dynamiken och öka chansen att folk vill delta i din nästa konferens.
7. Följ upp deltagarna efter konferensen
Om du genomförde en bra konferens kommer deltagarna vara nöjda och glada. Utnyttja det!
Deltagarna kan vara intresserade av att delta i framtida konferenser från ditt företag, så se till att göra dem till ambassadörer och utvärdera ordentligt.
Utvärdera din konferens
När konferensen är slut kan du skicka ut en enkät för att få feedback från deltagarna. Detta kommer att hjälpa dig att förbättra din planering av er konferens till nästa gång.
Och slutligen, glöm inte att tacka alla som hjälpte till att göra konferensen till en framgång!
Sammanfattning: Planera en konferens
När du planerar en konferens är det viktigaste att skapa ett schema för aktiviteter och pauser under dagen. Tänk också på att dagordningen är strategin och schemat är taktiken för att nå dit.
Detta hjälper till att hålla alla på rätt spår och ser till att alla har en chans att delta i alla evenemang som de är intresserade av.
