Superenkel guide till Zoom – så kommer du igång!

Zoom är en tjänst för gratis möte och videokonferens som vuxit i popularitet. Fler och fler väljer att arbeta hemifrån och behöver därför ansluta till jobbmöten online på ett enkelt sätt.

Vi på Onlineguiden har tagit en titt på hur Zoom fungerar och vilka de vanligaste problemen är.

Kort beskrivet kan man säga att Zoom är en nättjänst för videokonferens, onlinemöten och gruppchatt. Allting är ihopslaget till ett och samma program.

Tjänsten går att lägga in i andra program, som till exempel Microsoft Teams.

Du kan klicka på genvägarna för att gå direkt till den sektion du letar efter.

Guide för att komma igång med Zoom Möte

1. Ladda ner Zoom gratis till datorn

För att använda Zoom på din dator behöver du ladda ned programvaran. Detta kan göras här: Ladda ned programmet

Vill du ”bara” ansluta till ett möte kan du göra det i webbläsaren, det vill säga på Zooms hemsida.

Låt oss fortsätta guiden med antagandet att du har laddat ned programvaran. Programmet fungerar förresten både för PC och Mac.

2. Skapa ett konto på Zoom

När du laddat ner och installerat Zoom öppnar du programmet och klickar på Anslut till möte (Join a Meeting). Om du vill vara värd för ett videomöte som andra ska kunna ansluta till behöver du skapa ett konto (Sign in).

För att logga in på Zoom kan du använda ett befintligt konto från Zoom, Google eller Facebook.

Om du inte redan har skapat ett konto kan du skapa ett genom att klicka på just Skapa konto (Sign Up Free).

3. Så fungerar Zoom

När du loggat in i Zoom kommer du till huvudmenyn. Här finns en meny högst upp i rutan där du hittar Hem, Chatt, Telefon, Möten och Kontakter. Det finns även en sökruta och en knapp till din profil.

I programmet ser du också några knappar centralt placerade:

  • Nytt möte (New Meeting) betyder förstås att du skapar ett nytt möte. Om du har en personlig möteskod (Personal Meeting ID, förkortat PMI) kan du använda den för att snabbt skapa eller ansluta till ett videomöte.
  • Anslut (Join) gör att du kopplar upp dig mot någon annan som skapat ett möte.
  • Boka (Schedule) sätter upp ett framtida möte. Här kan du med andra ord planera in ett möte och skicka en inbjudan lite längre fram i tiden.
  • Dela skärm (Share Screen) är ett alternativ som delar din skärm så att andra kan se exakt det du ser. För att aktivera det här valet behöver du ange en delningskod eller mötets PMI-kod (möteskoden).

Om du vill ändra inställningar i ditt konto klickar du på profilbilden uppe till höger i programmet. Här kan du bland annat ställa in status (till exempel Online eller Stör ej), samt andra saker som kontaktuppgifter, profilbil med mera.

Efter att ha använt Zoom ett tag kan du även behöva uppdatera programmet för att få den senaste versionen. Uppdateringarna hittar du under profilen och Leta efter uppdateringar (Check for Updates).

Tips: Om du ska ha möte i Zoom ofta bör du skaffa en bra mikrofon och ett par ordentliga hörlurar. Här är en genväg till Mikrofoner och tillbehör hos Clas Ohlson >>

Vanliga funktioner i Zoom

Chatt

Genom chatten i Zoom kan du skriva meddelanden 1-till-1 såväl som till flera personer på samma gång (gruppchatt).

Du adderar kontakt(er) via chattmenyn till vänster och kan även skapa kanaler, som blir som ett ”klotterplank” där flera personer kan både skriva och läsa meddelandena.

I chatten finns några symboler som kan vara bra att känna till:

  • Stjärnan används för att markera en kontakt eller en kanal så att du snabbt hittar den igen. Funktionen kan liknas vid att favoritmarker något eller sätta upp en genväg.
  • Videokameran startar ett videomöte med den eller de kontakter som är markerade i kanalen.
  • Nytt fönster-ikonen får du fram genom att hovra muspekaren över chattkanaler eller den person du vill interagera med. Klickar du på ikonen öppnar du chatten i ett nytt fönster.
  • Info-i:et är en knapp som visar mer information om den person eller den kanal i:et sitter vid. Knappen är också en genväg till filer, bilder och favoritmarkerade meddelanden.
  • Meddelande betyder att du skapar ett nytt meddelande till en person eller till en kanal. Du kan skicka text, skärmdumpar, filer, koder eller animerade gif:ar.

Telefonsamtal

Klickar du på telefonsymbolen i huvudmenyn kommer du föga förvånande till just möjligheten att ringa någon.

Här kan du skapa ett nytt telefonsamtal, se historik över tidigare samtal och spela upp röstmeddelanden.

Noterbart är att du kan behöva ha tilläggstjänsten Zoom Phone för att kunna ringa samtal.

Videokonferens

Den funktion som Zoom kanske är mest känd för är videomöten, med andra ord att det är enkelt att sätta upp en videokonferens.

Startar du programmet och väljer Möten i huvudmenyn kan du precis som med en chatt få kontakt med både enstaka personer samt skapa gruppmöten.

  • Plus-symbolen betyder starta möte (eller schemalägg nytt möte).
  • Uppdatera-pilen, som kanske är mer känd under sitt engelska namn Refresh, uppdaterar listan med bokade möten.
  • Start betyder som du förstår att starta ett möte som du valt att skapa eller ansluta till.
  • Kopiera inbjudan är ett bra val om du vill ta texten from Zoom och klistra in i till exempel ett vanligt mejl. Väljer du Visa mötesinbjudan (Show Meeting Invitation) ser du inbjudan som du kopierat.
  • Redigera används för att ändra mötets inställningar.
  • Ta bort-knappen raderar det planerade möte du valt.

I ett möte

När du antingen har skapat ett möte eller valt att ansluta till ett kommer du få nya val i själva mötesrummet.

Längst ned i rutan hittar olika alternativ, som till exempel:

  • Bjud in (Invite) för att bjuda in fler deltagare
  • Deltagare (Participants) för att se vilka som deltar på mötet
  • Chatt (Chat) för att skriva meddelanden till deltagarna
  • Spela in (Record) för att spela in mötet

Tips: Ett par trådlösa hörlurar gör videomöten smidigare. De börjar dessutom komma ner i pris. Här är en genväg till Hörlurar och headset hos Kjell & Co >>

Säkerhet i Zoom – 5 saker att tänka på

Det är smidigt med videomöten, men tänk på att den digitala miljön också gör det ”enkelt” för andra att smita in eller stjäla information. Att skydda sitt arbetsrum online borde vara lika självklart som att sätta upp en övervakningskamera.

Här följer några tips från Ars Technica på hur man kan höja säkerhetstänket i Zoom och andra onlinetjänster.

1. Bevaka deltagarlistan

Se till så att bara inbjudna personer är med på mötet.

Det här kan tyckas vara ett lite för simpelt tips, men det är så enkelt att scrolla igenom deltagarlistan att det är lika bra att få in det i en rutin i början av varje möte.

2. Skydda ditt möte med lösenord

Se till att den som bjuder in till mötet går in under Inställningar (Settings) och väljer Kräva lösenord (Require a password for instant meetings).

3. Var försiktig med skärmdelningen

Funktionen att dela sin skärm med andra deltagare än förstås smidig, men tänk på att om det är många deltagare så kanske inte alla egentligen ska se allt du har upp på din skärm.

Stäng av funktionen att dela skärm så fort du har visat det du ska visa.

4. Aktivera funktionen väntrum

Med väntrummet (Waiting Room) hamnar de som ansluter till mötet i ett mellanläge innan de kommer in i själva mötet. På så sätt kan den som bjuder in till mötet försäkra sig om att det verkligen är rätt personer som deltar.

Det blir också enklare att börja mötet samtidigt.

5. Förkunna mötet fullt

Att ”stänga dörren” är självklart i den fysiska världen och det går också att göra i den digitala.

Zoom har den funktionen under inställningar, till höger i menyn, där även Hantera deltagare (Manage Participants) finns. Där kan du kasta ut deltagare från mötet, om du skulle vilja det.

Olika typer av digitala möten

Det finns olika typen av möten att genomföra digitalt. Låt oss ta en titt på några av de vanligaste.

Telefonmöten

Ett telefonsamtal räknas av REMM (Resfria/digitala möten i myndigheter) som ett digitalt möte när tre personer eller fler deltar.

Fördelarna är bland annat att det är snabbt och enkelt och inte lika sårbart avseende tekniken, men eftersom deltagarna inte ser varandra ställer det också höga krav på ordföranden att fördela ordet och se till att alla får säga sitt.

Webbmöten

Webbmöten sker via deltagarnas datorer, vilket gör det möjligt att samtidigt använda chattfunktioner, göra undersökningar och att visa ppt-bilder med mera.

Genom det här kan mötet ha fler dimensioner, diskussioner kan ske parallellt och det finns mer utrymme för kreativitet.

Videomöten

Videotekniken som finns i en del moderna konferensrum erbjuder vanligen bättre kvalitet än webbkameran.

Runt konferensbordet finns också plats för en hel grupp av deltagare om de vill sitta tillsammans, till exempel vid konferenser.

Streaming av möten och konferenser

Strömmande media, eller streaming som det kallas på svengelska, är uppspelande av ljud- och videofiler på mottagarens enhet samtidigt som de överförs över ett nätverk som internet.

Strömning används för uppspelning av lagrade filer från webbplatser (video-on-demand) och för mottagning av direktsända evenemang (livesändning) på exempelvis Youtube, Facebook eller annan plattform.

Streaming av möten och konferenser kräver som regeln mer förberedelser, tekniska lösningar och personal vid genomförandet.

13 andra program för möte online

Även om den här sidan från början handlar om Zoom så finns det många andra verktyg och program för digitala möten.

Tänk på att noga gå igenom programmen i förväg innan du meddelar deltagarna vilket program de behöver ladda ner, köpa eller bli medlem hos.

Förberedelser riskerar att ta längre tid än man många gånger först planerat, vilket är ett av flera tips från från Bilda Svealand som Kulturstad Lindesberg sammanställt.

Microsoft Teams

Nu finns en gratisversion av Teams som tillåter upp till 300 användare. Obegränsat antal chatt och att gäster kan bjudas in.

Begränsningen ligger exempelvis i att varje deltagare max kan dela eller bifoga 2GB filer i chatten. Inom gruppen och kanaler kan max 10 GB filer delas.

Läs mer om Teams här >>

Signal

En enkel app att använda som erbjuder både röst- och videosamtal. Appen kan användas på både dator och mobil.

Signal håller högre säkerhet än andra appar i samma kategori. Som användare kan du välja att låta meddelanden försvinna genom att ange ett tidsintervall för automatisk radering.

Läs mer om Signal här >>

Skype

Ljud och videosamtal för upp till 50 personer. Publika Skype och Teams bygger på samma lösning, vilket gör att de påminner om varandra i funktion och gränssnitt.

Skype kan också användas via en webbläsare, vilket gör att man inte behöver installera något eller registrera ett konto.

Läs mer om Skype här >>

Lifesize Go

En gratis webbläsarbaserad version av tjänsten LIfeSize som gör att användare kan vara värd för ett obegränsat antal videosamtal (plus skärmdelning på skrivbordet) med upp till 8 deltagare.

Inga begränsningar i möteslängd och inga appnedladdningar behövs.

Läs mer om Lifesize Go här >>

Discord

Används flitigt bland yngre, särskilt av gameare. Anses som ett enklare alternativ till Skype.

Finns som app och online. Tillåter videosamtal med upp till 10 personer samtidigt.

Läs mer om Discord här >>

VoteIT

I VoteIT kan mötesdeltagarna diskutera, lägga förslag och rösta under mötets gång. Mötet kan ske helt över nätet eller som en kombination av onlinemöte och vanligt möte där deltagarna träffas och använder VoteIT som beslutsstödsystem.

VoteIT har vuxit fram genom ett samarbete mellan en rad olika organisationer runt om i Sverige. Systemet används idag av många små och stora organisationer för att hålla årsmöten, styrelsemöten, beredningsprocesser och mycket annat.

De organisationer som är extra engagerade i utvecklingen av VoteIT är medlemmar i Föreningen VoteIT som arbetar för att mötesprogramvaran VoteIT vårdas och utvecklas, samt sprider kunskap om nätbaserade beslutsmöten.

Läs mer om VoteIT här >>

Google Hangouts

Googles version av videosamtal för max 25 personer samtidigt. Har du ett gmail–konto är detta ett enkelt alternativ.

Du kan använda tjänsten i en webbläsare (man behöver inte installera något) eller som app på din mobil.

Läs mer om Google Hangouts här >>

Citrix Webex Meetings

I gratisversionen kan du hålla HD-videomöten med upp till 100 deltagare och dra fördel av alternativ som skärmdelning och privata chattrum.

Videomöten kan hållas via Webex Meetings-appen för dator eller mobil, alternativt online via en webbläsare för de som inte vill installera något.

Läs mer om Citrix Webex Meetings här >>

Instagram

Även Instagram har videochatt, men för max 6 personer samtidigt.

Läs mer om Instagrams mötesfunktion här >>

Facebook Messenger

Tillåter videochat med max 8 personer samtidigt. För använda Messenger behöver du numera ha ett Facebook-konto.

Det finns också filterfunktioner för video och kamera.

Läs mer om Facebook Messenger här >>

WhatsApp

Istället för att vara knuten till ett konto så är Whatsapp knutet till mobilnumret som man både loggar in med och som blir användarnamnet.

Det gör att många tycker det är enkelt att använda Whats app. Whats app tillåter videosamtal med upp till 4 personer.

Läs mer om WhatsApp här >>

Telegram

Ett populärt alternativ till WhatsApp. Den molnbaserade appen fungerar på flera plattformar. Likt Signal erbjuder Telegram möjligheten att automatiskt radera ett meddelande efter en viss tid. Den stöder också multimediafildelning.

Läs mer om Telegram här >>

Snapchat

Har många unga användare med roliga filter och spel,så kallade snappables. Snapchat har videochattar för upp till 15 personer samtidigt.

Läs mer här om Snapchat här >>

Tips på bra utrustning för ett lyckat videomöte

Webbkamera

De flesta datorer har tillräckligt bra inbyggda videokameror för att klara av ett videomöte. Vill du dock vara säker på att få bra bild eller kunna flytta kameran för att sända en annan vinkel gör du bäst i att köpa en extern webbkamera.

Vi på Onlineguiden tycker inte man bör krångla till det mer än nödvändigt, utan helt enkelt ta något som känns som en rimlig prisklass hos Clas Ohlson eller Kjell & Company.

Webbkameror hos Clas Ohlson >>

Webbkameror hos Kjell & Co >>

Backdrop

All utrustning för ett lyckat videomöte har inte koppling till det digitala. En enkel sak som en gardin eller en vikbar vägg kan göra underverk för ditt hemmakontor.

Sätt upp en bra backdrop eller fond bakom dig och plötsligt behöver du inte bry dig om att städa. Vill du bygga något riktigt stadigt kan du göra det på egen hand med de verktyg du säkert har hemma.

Hörlurar

Något du inte bör snåla på i dessa tider av både videomöten och podcasts är hörlurar. Många använder de som följer med telefonen, men det är faktiskt större skillnad än vad man kan tro med ett par ordentliga.

Det finns många olika typer av hörlurar där Bluetooth är det du ska hålla utkik efter om du vill ha ett par trådlösa. Kolla också om det finns en inbyggd mikrofon om du inte vill ha en extern.

Ljud hos Clas Ohlson >>

Hörlurar och headset hos Kjell & Co >>

Mikrofon

Det finns inga genvägar till det perfekta ljudet, som Farbror Barbro så nostalgiskt slog fast i Nile City. Begreppet kanske egentligen vänder sig till den som ska välja högtalare, men faktum är att om inte in-ljudet är bra spelar ut-ljudet inte så stor roll.

Ska du ha många videomöten, funderar på att spela in en podd eller kanske skapar låtar med en gitarr ska du investera i en riktigt bra mikrofon.

Mikrofoner och tillbehör hos Clas Ohlson >>

Mikrofoner hos Kjell & Co >>

Sammanfattning: Kom igång med möte i Zoom

Möte i Zoom – 3 enkla steg

  1. Ladda ner eller Anslut online

    Alternativ 1: På din dator: Ladda ned Zoom här: Ladda ned programmet
    Alternativ 2: I webbläsaren: Gå till www.zoom.us.

  2. Gå in i möte eller Skapa ett nytt

    Öppna Zoom i programmet eller online och klickar på Anslut till möte (Join a Meeting). Om du vill vara värd för ett möte som andra ska ansluta till behöver du skapa ett konto (Sign in).

  3. Så här fungerar Zoom

    När du loggat in i Zoom kommer du till huvudmenyn. Här finns Hem, Chatt, Telefon, Möten och Kontakter. Det finns även en sökruta och en knapp till din profil.

    I programmet ser du några knappar centralt placerade:
    Nytt möte (New Meeting)
    Anslut (Join)
    Boka (Schedule)
    Dela skärm (Share Screen)

    OBS! Läs mer om de olika funktionerna genom att klicka in här i vår stora och enkla guide.

Kjell- TV: Hur fungerar en massagepistol?